Anonim şirketler, esasen yönetim kurulu ve/ veya şirket çalışanları tarafından idare edildiklerinden, pay sahipleri her zaman şirketin faaliyetleri hakkında detaylı bilgi sahibi olamayabilirler. Bu itibarla, Türk Ticaret Kanunu (“TTK”) çerçevesinde pay sahiplerine tanınan haklardan biri de, şirketin belirli faaliyetlerinin özel olarak denetlenebilmesi için özel denetçi atanmasını talep edebilme hakkıdır. Bu kapsamda pay sahibi, şirketin hukuki veya operasyonel faaliyetleri konusunda bağımsız ve uzman bir denetçi tarafından aydınlatılabilecek ve pay sahipliği haklarını bu bilgiler ışığında kullanabilecektir. Bu makalemizde, anonim şirketlerde özel denetçi atanmasının ön şartları, hukuki sonuçları ve özel denetim kurumunun işleyişinden bahsedilecektir.

1. Ön Şartlar

Pay oranına veya sayısına bakılmaksızın her pay sahibi, özel denetim yapılmasını isteyebilir. Bununla birlikte TTK 438 uyarınca ilgili pay sahibinin özel denetim talep edebilmesi iki şarta bağlanmıştır. Bunlardan ilki, özel denetimin istendiği konuda daha önceden bilgi alma veya inceleme hakkının kullanılmış olmasıdır. Bu husus, pay sahibi tarafından genel kurul tutanakları aracılığıyla ispatlanabilir. Pay sahibinin daha önceden bilgi alma veya inceleme hakkını kullanmış olması şart koşularak, hem özel denetim kurumunun fevri bir şekilde kullanımının önüne geçilmiş, hem de yönetim kurulu bilgi verme yükümlülüğünü layığıyla yerine getirmek yönünde sevk edilmiş olmaktadır. İkinci şart ise, özel denetimin, pay sahibinin pay sahipliği haklarını (ve özellikle oy kullanma hakkını) kullanabilmesi için gerekli olmasıdır. Örneğin bir pay sahibi, şirketin önemli bir projesini yürüten yönetim kurulu üyelerinin tekrar seçilmesi veya ibra edilmesi hususlarında nasıl oy vereceğine karar vermek için bu projenin detaylarının denetçi tarafından aydınlatılmasını isteyebilecektir. Bu şart aracılığıyla pay sahiplerinin başka türlü menfaatler elde etmek amacıyla özel denetim hakkını kullanması engellenmek istenmektedir.

TTK 438 uyarınca sayılanların yanı sıra, özel denetimin bir diğer şartı, özel denetim yapılacak konunun belirli olmasıdır. Pay sahibi, şirketin belirli bir faaliyetine, örneğin bir projesine veya bir finansman ilişkisine dair bilgi edinmeyi talep edebilecektir; bu doğrultuda TTK çerçevesinde özel denetim yoluyla şirketin gerçekleştirdiği bütün faaliyetlerinin denetiminin yapılması mümkün değildir.

2. Özel Denetimin İşleyişi

Özel denetim gerçekleşmesini isteyen pay sahibi, bu talebini genel kurulun onayına sunacaktır. Özel denetçi atanması hususu, genel kurul gündeminde yer almasa dahi her zaman genel kurulun onayına sunulabilir; bu durum, gündeme bağlılık ilkesinin bir istisnasını teşkil eder. Genel kurul, bu öneriyi görüşerek kabul etmek veya reddetmek durumundadır. Mevzuat çerçevesinde bu karar için özel bir karar nisabı öngörülmediğinden, özel denetim talebi genel kurulda hazır bulunan pay sahiplerinin paylarının çoğunluğunun oyu ile karara bağlanacaktır.

Genel kurulun özel denetim talebini kabul etmesi halinde, herhangi bir yönetim kurulu üyesi veya pay sahibi, şirketin merkezinin bulunduğu yerdeki ticaret mahkemesine başvurarak özel denetçi atanmasını isteyebilir. Bu işlem, genel kurulun onay kararını takip eden otuz gün içerisinde yapılmalıdır.

Genel kurul özel denetçi atanmasını reddederse, TTK 439/1 kapsamında ortaya bir azınlık hakkı çıkar. Buna göre sermayenin en az onda birine (halka açık şirketlerde beşte birine) sahip olan veya paylarının toplam itibari değeri en az bir milyon Türk lirası olan pay sahipleri, genel kurulun ret kararına karşı şirket merkezinin bulunduğu yerdeki ticaret mahkemesine başvuruda bulunabilir. Bu işlem, genel kurulun ret kararını takip eden üç ay içerisinde yapılmalıdır. Genel kurulun reddi üzerine ilgili ticaret mahkemesi, şirketi ve pay sahibini dinleyerek, ancak kurucu veya şirket organının şirketi ya da pay sahiplerini zarara uğratacak biçimde kanun veya esas sözleşmeyi ihlal ettiğine ikna olursa özel denetçi atamasını kabul edecek ve özel denetçiyi atayacaktır.

TTK kapsamında özel denetim, muhasebe ve ekonomik faaliyetlerle sınırlı olmadığı için özel denetçi olabilecek olanlar da mali müşavirler ve muhasebe uzmanları ile sınırlı değildir. Gerçekten, özel denetime konu olan faaliyetin niteliğine göre özel denetçi atanması mümkündür. Örneğin şirketin bir elektrik tesisi projesinin usulüne uygun yürütülüp yürütülmediği konusunda bir elektrik mühendisinin uzmanlığına başvurulabilecekken, bir finansman ilişkisinin şirketi orantısız olarak zarara uğratıp uğratmadığı hususunda bir finansal danışman/analist atanması uygun olacaktır. Özel denetçinin niteliğine ilişkin bir başka önemli nokta da bu kişilerin bağımsız nitelikte olması gerekliliğidir.

Atanan özel denetçi, ilgili şirket faaliyeti konusundaki incelemesini gerçekleştirirken, yönetim kurulunun yanı sıra bütün şirket çalışanları, kurucular, organlar, vekiller, kayyumlar ve tasfiye memurları özel denetçiye bilgi vermekle yükümlüdür. Özel denetçinin gerekli bilgi ve belgelerin kendisine sağlanmadığı konusundaki iddiası, ticaret mahkemesi nezdinde kesin olarak karara bağlanır ve özel denetçiye gerekli bilgi ve belgelerin tahsis edilmesi mahkeme kararı yoluyla sağlanır. Özel denetçinin inceleme sürecinin, şirketin faaliyetlerini sekteye uğratmaması beklenmektedir; nitekim özel denetim yoluyla şirket ve pay sahibi için elde edilecek yararın önüne geçilmemesi gerekmektedir.

Özel denetim sonuçlandığında, özel denetçi bir rapor hazırlayacaktır. Rapor genel kurul ile paylaşılmadan önce, taslağı yönetim kurulu ile paylaşılır. Bunun sebebi ise şirketin ticari sır niteliğindeki bilgilerinin korunması ve hatalı bilgiler içerip içermediğinin tespiti yoluyla yanlış anlaşılmaların önüne geçilmesidir. Nitekim özel denetçi şirketin menfaatlerini ve ticari pozisyonunu da korumak ve sır saklamakla yükümlüdür. Mahkeme, özel denetçinin bu raporu kendisine sunmasından sonra, raporun tebliğinin şirketin ticari sırlarını ifşa ederek şirket menfaatlerine zarar verip vermeyeceği ve raporun istem sahiplerine iletilmesinin uygunluğu hakkında karar verir. İstem sahipleri ve şirket, rapor üzerinde ek soru sorabilecek ve bu yolla özel denetimin açıklayıcılık fonksiyonunun sağlanması temin edilmiş olacaktır.

Yukarıda belirtilen şekilde son halini alan rapor, şirketin ilk genel kurulunda pay sahiplerinin dikkatine sunulacaktır. Her pay sahibi, bu genel kurul toplantısını izleyen bir yıl içerisinde bu raporun bir nüshasının kendisine verilmesini talep edebilecektir.

3. Sonuç

TTK çerçevesinde her bir pay sahibi, bilgi alma hakkını daha önceden kullanmış olmak ve özel denetimin pay sahipliği hakkını kullanmak için gerekli olması kaydıyla, şirketin belirli faaliyetleri hakkında bağımsız bir özel denetçi atanmasını genel kuruldan talep edebilme hakkına sahiptir. Genel kurulun bu öneriyi kabul etmesi veya reddetmesi durumunda, istem sahipleri yetkili ticaret mahkemesinden özel denetçi atanmasını talep edebilecektir. Özel denetime konu olayın niteliğine göre farklı uzmanlıklara sahip olabilecek özel denetçi, incelemesi esnasında şirket, çalışanları ve diğer birçok ilgili görevli denetçiye bilgi sağlamakla yükümlü olacaktır; bununla birlikte özel denetçi de sır saklamakla ve şirketin menfaatlerini ve ticari sırlarını gözetmek durumundadır. Özel denetim sonucunda ortaya çıkan raporun genel kurula sunulmasıyla birlikte, pay sahibi, özel denetçi atanması sayesinde anonim şirketin ilgili faaliyetine ilişkin detayların netleştirilmesini ve bu itibarla pay sahiplerinin bilgi edinmesini sağlamış olacaktır.