6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (“TTK”) uyarınca anonim şirketlerde yönetim ve temsil yetkisi esas itibarıyla yönetim kuruluna aittir. Yönetim kurulu, şirketin faaliyet konusuna ve amacına ulaşabilmesi için gerekli her türlü karar ve işlemi gerçekleştirmekle yetkili ve sorumludur. Ancak uygulamada, şirketlerin büyüklüğü, faaliyet hacmi ve operasyonel ihtiyaçları doğrultusunda yönetim yetkilerinin tamamının yönetim kurulu tarafından bizzat kullanılması her zaman mümkün olmayabilir. Bu noktada, “yönetim iç yönergesi”, yönetim yetkisinin devrine imkân tanıyan ve şirketlerin kurumsallaşma yolculuğunda önemli bir araç olarak karşımıza çıkmaktadır.

1. Yönetim Kurulunun Yetkisi ve Devredilebilirlik

TTK’nın 365. ve 374. maddeleri uyarınca yönetim kurulu, kanun veya esas sözleşme ile genel kurula bırakılmış hususlar dışında, şirketin işletme konusunun gerçekleştirilmesi için gerekli olan tüm iş ve işlemler hakkında karar almaya yetkilidir. Bununla birlikte, TTK’nın 367. maddesi, yönetim kuruluna belirli şartlar dahilinde yönetim yetkisini kısmen veya tamamen devretme imkânı tanımaktadır.

Bu kapsamda yönetim kurulu, hazırlayacağı bir iç yönerge ile yönetim yetkisini, yönetim kurulu üyelerinden bir veya birkaçına ya da üçüncü kişilere devredebilir. Ancak bu devir, yönetim kurulunun kanunen devredilemez nitelikteki görev ve yetkilerini kapsamaz.

TTK’nın 375. maddesi uyarınca yönetim kurulunun devredilemez ve vazgeçilemez görev ve yetkileri genel olarak aşağıda listelenmiştir. Bu nitelikteki görevlere yönetim iç yönergesinde yer verilemeyecektir:

• Şirketin üst düzeyde yönetimi ve buna ilişkin talimatların verilmesi,
• Şirket yönetim teşkilatının belirlenmesi,
• Finans denetimi, finansal planlama için gerekli düzenin kurulması,
• Şube müdürleri hariç, müdürlerin atanması ve görevden alınması,
• Yönetimle görevli kişilerin üst gözetimi,
• Şirket defterlerinin tutulması, yıllık faaliyet raporunun hazırlanması, kurumsal yönetim açıklamalarının düzenlenmesi ve genel kurula sunulması,
• Genel kurul toplantılarının hazırlanması ve kararlarının uygulanması,
• Şirketin borca batık olması halinde mahkemeye bildirimde bulunulması.

2. Yönetim İç Yönergesi Nasıl Hazırlanır?

Öncelikle yönetim yetkisinin devredilebilmesi için şirket esas sözleşmesinde bu yönde açık bir hüküm bulunması gerekmektedir. Bu hüküm, şirket kuruluş aşamasında esas sözleşmeye eklenebileceği gibi, sonradan yapılacak bir esas sözleşme değişikliği ile de getirilebilir. Aksi halde, yönetim yetkisi devredilemeyecektir.

Esas sözleşme uygun hale getirildikten sonra yönetim kurulu iç yönerge hazırlayabilecektir. Yönetim yetkisinin devri için hazırlanacak bu iç yönerge, şirket organizasyonu içerisindeki görev dağılımını, görev tanımlarını, yetki sınırlarını ve raporlama ilişkilerini, kimin kime bilgi sunmakla yükümlü olduğunu açık ve net bir şekilde düzenlemelidir. Bu yönerge, şirket içi işleyişin sistematik bir yapıya kavuşmasını sağladığı gibi, olası uyuşmazlıklarda sorumlulukların belirlenmesi açısından da büyük önem taşıyacağından ilgili ilişkilerin ve görevlerin açık şekilde düzenlenmesi gerekmektedir.

Ayrıca, yukarıda izah edildiği üzere, devredilecek görev ve yetkiler belirlenirken, bunların yönetim kurulunun devredilemez görev ve yetkilerine girmediğinden emin olunması gerekmektedir.

TTK, yönetim iç yönergesinin Ticaret Sicili’ne tescilini zorunlu kılmamıştır. Bununla birlikte, pay sahipleri ile menfaatlerini ispat edebilen alacaklıların talebi üzerine, yönetim kurulu bu yönerge hakkında ilgililere yazılı bilgi vermekle yükümlüdür. Bunun dışında iç yönerge şirket kayıtlarında mahremiyetini koruyabilecektir.

Her ne kadar makalemizde yönetim iç yönergesinden bahsetsek de TTK madde 371/7 kapsamında temsil yetkisinin devrine ilişkin iç yönergeye de değinmek faydalı olacaktır. Temsil iç yönergesinde şirketin spesifik olarak üçüncü kişiler nezdinde temsil edilebileceği yetki sınırlarına yer verilmekte ve iç yönergede belirlenen yetki gruplarına göre sınırlı imza yetkilisi atanabilmektedir. Temsil iç yönergesi şirketin doğrudan üçüncü kişiler nezdinde temsiline ilişkin olduğundan Ticaret Sicili’nde tescil edilmesi zorunludur ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yayımlanmaktadır.

Yukarıda izah edildiği üzere temsil iç yönergesi tescile tabi olmakla birlikte yönetim iç yönergesi için böyle bir zorunluluk yoktur. Ancak şirketin yönetim iç yönergesinin üçüncü kişiler nezdinde görünürlük kazanması ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yayımlanması arzu ediliyorsa, uygulamada yönetim iç yönergesinin, temsil iç yönergesi ile birlikte kurgulandığı görülmektedir.  Böylelikle Ticaret Sicilleri, yönetim yetkisinin devrine ilişkin iç yönergenin aynı zamanda temsil yetkisinin devrine ilişkin bir temsil iç yönergesi niteliği taşıması hâlinde bu yönergenin tesciline izin verebilmektedir. Ancak bu husus, ilgili ticaret sicili müdürlüğünün uygulamasına göre farklılık gösterebileceğinden tescil talebinden önce teyit edilmesi önem arz etmektedir.

Yukarıda belirtilen kapsamda hazırlanan yönetim iç yönergesi, şirketin ihtiyaçları veya organizasyon yapısında meydana gelen değişiklikler doğrultusunda her zaman yenilenebilir. Bu çerçevede iç yönerge, mutlak ve değiştirilemez bir belge olmayıp kanun koyucu şirketlere gerekli esnekliği sağlamaktadır.

3. Yönetim İç Yönergesi Yönetim Kurulunu Sorumluluktan Kurtarır mı?

Yönetim iç yönergesi, yönetim kurulu üyelerinin sorumluluğunun kapsamını belirlemede kritik bir rol oynar. TTK’nın 553. maddesi uyarınca, yönetim kurulu üyeleri, kanun ve esas sözleşmeden doğan yükümlülüklerini kusurlarıyla ihlal ettikleri takdirde, şirkete, pay sahiplerine ve alacaklılara karşı verdikleri zarardan sorumlu olurlar.

Kural olarak, yönetim kurulu yükümlülüklerinin yerine getirilmesinden, “kurul” olarak sorumludur. Bununla birlikte TTK, belirli hâllerde farklılaştırılmış teselsül ilkesini benimsemiştir ve aynı zarardan birden fazla kişinin sorumlu olması durumunda her bir kişinin, kusur oranı ve somut olayın özellikleri dikkate alınarak, yalnızca kendisine atfedilebilen zarar ölçüsünde sorumlu olacağını öngörmektedir.

Bu kapsamda, TTK’nın 367. maddesi uyarınca yönetim yetkisinin bir veya birden fazla yönetim kurulu üyesine ya da üçüncü kişilere devredilmesi halinde, yönetim kurulu ancak yönetim yetkisi devredilen bu kişilerin seçimi konusunda gerekli özeni göstermemeleri durumunda sorumlu tutulabilecektir.

Bununla birlikte, yönetim yetkisinin devredildiği kişilerin seçimi sırasında gerekli ölçüde özen gösterilmesi hâlinde dahi, yönetim kurulu üyelerinin üst gözetim görevinden kaynaklanan sorumluluğu devam etmektedir. Zira üst gözetim yetkisi yönetim kurulunun devredilemez yetkilerindendir ve devrettiği görevlere ilişkin dahi yönetim kurulu üst gözetimi yapmak durumundadır. Bu kapsamda, iç yönerge ile yönetim kurulunun sorumluluğunun mutlak surette ortadan kalktığı söylenememekle birlikte, iç yönergenin, sorumluluğun değerlendirilmesi bakımından yönetim kurulu üyeleri lehine bir çerçeve sunabildiği söylenebilecektir.

4. Sonuç

Yönetim iç yönergesi, kurumsal yönetimin etkinliğini artıran ve yetki ile sSorumluluk dengesinin netleştirilmesine hizmet eden önemli bir hukuki mekanizmadır. Usulüne uygun ve kapsamlı biçimde hazırlanan bir iç yönerge, şirket içi işleyişin düzenli ve öngörülebilir şekilde yürütülmesini sağlarken, yönetim kurulu üyelerinin hukuki sorumluluğunun değerlendirilmesinde mutlak olmasa da önemli bir koruma alanı yaratabilmektedir. Bu nedenle, her ne kadar hukuken zorunlu olmasa da, şirketlerin faaliyetlerinin niteliğine uygun, açık ve sistematik bir yönetim iç yönergesi hazırlamaları tavsiye edilmektedir.