1 Aralık 2019 tarihinde Çin’in Hubei bölgesinin başkenti olan Vuhan’da ortaya çıkan ve oldukça kısa bir sürede Dünya geneline yayılan COVID- 19 salgını nedeniyle ülkede başlatılan karantina süreci ve sosyal mesafe uygulamaları pek çok şirketin gerek yönetimsel gerekse operasyonel faaliyetlerine ara vermesine yol açtı. Piyasadaki bu ani duraksama üzerine şirketlerin yönetimsel faaliyetlerinin her koşulda devamlılığının ve hızlı karar almanın önemi bir kez daha ortaya çıktı.

Borsada işlem gören şirketlerin genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesi için esas sözleşmelerinde ilgili düzenlemeyi yapmaları kanunen zorunlu olmakla birlikte halka açık olmayan şirketler için toplantıların elektronik ortamda yapılması ihtiyari ve belli koşulların gerçekleştirilmesine bağlıdır.

Makalenin devamında halka açık olmayan şirketler için var olan uygulamalara göz atarak mevzuata ilişkin değerlendirmeler yapacağız.

1. Toplantılara fiziki katılım zorunluluğu ve mevzuat

Mevzuat uyarınca sermaye şirketlerinde yönetim/ müdürler kurulu toplantılarına fiziki katılım zorunluluğu bulunmamaktadır ve şirketler yönetim ya da müdürler kurulu kararlarını dilerlerse elden dolaştırma yöntemiyle alabilirler ancak genel kurul toplantılarının (elektronik genel kurul uygulaması hariç) fiziki katılım ile gerçekleştirilmesi zorunlu olduğundan elden dolaştırma yönteminin uygulanması mümkün değildir.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (“TTK”) m.1527 uyarınca Şirket esas sözleşmesinde açıkça düzenlenmiş olması koşuluyla sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ile müdürler kurulu toplantıları ve genel kurul toplantıları elektronik ortamda yapılabilmektedir. Bu doğrultuda elektronik ortamda genel kurula katılma, öneride bulunma ve oy verme mümkündür ve fizikî katılımın bütün hukuki sonuçlarını doğurur. Buna ek olarak TTK uyarınca bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyenin elektronik ortamda katılması da mümkündür.

Uygulama açısından TTK’nın yanı sıra Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) ve Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik’te (“Yönetmelik”) getirilen düzenlemeler esastır.

İlgili mevzuat uyarınca yönetim kurulu/müdürler kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak şirketlerin şirket sözleşmesinde Tebliğin 8. maddesinde düzenlenen hükmün, (anonim şirket genel kurulları hariç olmak üzere) genel kurul/ortaklar kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak şirketlerin şirket sözleşmesinde Tebliğin 6. maddesinde düzenlenen hükmün, genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak anonim şirketlerin şirket sözleşmesinde ise Yönetmeliğin 5. maddesinde düzenlenen hükmün yer alması zorunludur.

TTK m.1527, Yönetmelik ve Tebliğ uyarınca elektronik ortamda oy kullanabilmek için, şirketin bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olması, yönetim kurulu söz konusuysa iç yönergede bir düzenleme yapılması ya da ilke kararı alınması, genel kurul söz konusuysa ilgili ortağın bu yolda istemde bulunması ve her halde elektronik ortam araçlarının etkin katılmaya elverişliliğinin bir teknik raporla ispatlanarak bu raporun tescil ve ilan edilmesi şarttır. Ayrıca elektronik ortamı kullanmak isteyen ortaklar, pay sahipleri ve yönetim kurulu üyeleri elektronik posta adreslerini şirkete bildirmelidirler.

Karantina ve sosyal mesafe uygulamalarının şirketlerin işleyişinde gecikmeye sebebiyet vermemesi adına Ticaret Bakanlığı tarafından şirket esas sözleşmelerinde hüküm olmasa dahi elektronik ortamda toplantıların uygulanmasına olanak tanınacağına ilişkin Mart ayında yapılan açıklamaya rağmen Tebliğ uyarınca şirketlerin yönetim/müdürler kurullarının, Yönetmelik uyarınca ise anonim şirket genel kurullarının elektronik ortamda gerçekleştirilebilmesi için teknik alt yapının (elektronik toplantı sistemi için) sağlanması gerekliliği devam etmekte olup henüz, Yönetmelik kapsamındaki elektronik genel kurul usulünü kolaylaştıracak ve prosedürel gereklilikleri azaltacak bir düzenleme getirilmemiştir. Dolayısıyla, Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi’nden destek hizmeti almak suretiyle hak sahiplerine elektronik ortamda katılma imkânı sağlanması gerekliliği devam etmektedir.

Bu açıklamalar doğrultusunda pandemi döneminde zorunlu teknik altyapıya sahip olmayan şirketler tarafından genelde tercih edilen uygulama, müdürler/yönetim kurulu kararlarını elden dolaştırma yöntemiyle almak, ancak genel kurul toplantılarını kısıtlamalar devam ederken ertelemek yönünde oldu.

2. Elektronik ortamda genel kurul usulü

TTK yönetim/müdürler kuruluna toplantı zamanı, yeri ve gündemi hakkında geniş bir serbesti tanımıştır ancak genel kurul toplantılarının gerçekleştirilme usulü kanunda düzenlenmiştir. Usul, elektronik ortamda gerçekleştirilen genel kurul toplantılarında da izlenmelidir.

Elektronik genel kurul sistemi uygulayan şirketler, ilgili mevzuat ve esas sözleşmeleri uyarınca yapmaları gereken toplantı çağrısını elektronik ortamda yapmalı, ayrıca genel kurul öncesi hak sahiplerinin incelemesine sunulması zorunlu olan belgeleri ve toplantı gündemini güvenli elektronik imzalı olarak yine kanunda düzenlenen süreler içerisinde elektronik ortamda hak sahiplerinin erişimine sunmalıdırlar.

TTK’da yönetim/müdürler kurulunda temsilen katılım mümkün olmamakla birlikte genel kurula temsilci ile katılıma izin verilmiştir. Elektronik ortamda genel kurula katılacak olan hak sahipleri toplantıya nasıl katılacaklarını (şahsen ya da temsilci ile) elektronik sistemden iletmek zorundadırlar. Unutulmamalıdır ki, hak sahiplerinin toplantıya fiziki olarak katılmak istemeleri halinde yine elektronik sistemde başvurularını geri almaları gerekecektir.

Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük Ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik uyarınca Gümrük ve Ticaret Bakanlığı temsilcisi bulundurmaları zorunludur. Nitekim elektronik ortamda yapılan genel kurul toplantıları, bakanlık temsilcisinin yasal şartların sağlandığını tespit etmesini takiben fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılır ve hak sahipleri oylarını sistem üzerinden kullanırlar.

3. Güvenli elektronik imza

Elektronik ortamda genel kurulun toplanabilmesi için katılımcıların güvenli elektronik imzaları bulunmalıdır. Nitekim tüzel kişi ortaklar adına elektronik ortamda yapılacak her türlü bildirim, tüzel kişinin imza yetkililerinin güvenli elektronik imzalarını taşımalıdır. Benzer şekilde hak sahipleri veya temsilcileri, genel kurula elektronik ortamda katılabilmek için güvenli elektronik imzalarıyla sisteme girmelidirler. Elektronik ortamda oluşturulan tüm belgeler gerek toplantı başkanlığı, şirket yöneticileri, gerekse görevli bakanlık temsilcisi tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanabilir.