2012 yılında hayatımıza gönüllülük esasına dayalı olarak giren e-fatura uygulaması 2014 yılı itibarıyla belirli mükellef grupları için zorunlu hale gelmişti. Yıllar içerisinde kapsamı genişletilen uygulamaya dahil olan mükellef sayısı artmış olup bugün 82 bin civarında kullanıcı sayısına ulaşılmıştır. Bundan sonra da kapsamın genişletileceğini ve zamanla e fatura uygulamasının hemen hemen tüm mükelleflerin hayatının parçası olacağını görüyoruz. Zira 24.10.2018 tarihinde yayınlanan taslak tebliğde 2017 brüt satış hasılatı ile gayrisafi iş hasılatı 5 milyon TL ye ulaşan firmaların 01.07.2019 tarihine kadar e-fatura uygulamasına dahil olması gerektiği belirtilmiştir. Tebliğin yürürlüğe girmesi ile e-fatura uygulamasına kayıtlı mükellef sayısında ciddi bir artış olacaktır.

E-fatura kullanan firmaların e-arşiv fatura da kullanması gerekir mi?

Geçmiş yıllara baktığımızda e-arşiv fatura kullanımının perakende sektöründe yoğunlaştığını görüyoruz. Buna sebep olarak internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve brüt satış hasılatı 5 milyon TL’ye ulaşan firmaların e-arşiv fatura uygulamasına geçmesinin zorunlu olmasını gösterebiliriz.

E-arşiv fatura kullanan mükellef sayısının da artırılması için, e-faturada olduğu gibi, kapsam genişletildi. Taslak tebliğ ile yapılan değişikliğe bağlı olarak internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapma koşulu kaldırılarak 01.07.2019 tarihi itibarıyla tüm e-fatura kullanıcılarının e-arşiv fatura uygulamasına dahil olması gerekecek. Dolayısıyla önümüzdeki yıl içerisinde e-fatura ve e-arşiv fatura kullanan mükellef sayısının 120 bine ulaşması bekleniyor.

E-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarının birbirleriyle karıştırıldığını sıklıkla görmekteyiz. İki uygulamayı ayıran en temel fark, faturanın muhataba ulaştırılma yoludur. E-fatura Gelir İdaresi üzerinden kayıtlı kullanıcılara iletilirken, e-arşiv fatura e-posta yoluyla ya da fatura çıktısı alınarak kağıt ortamda karşı tarafa iletilebilmektedir. E-arşiv faturalar Gelir İdaresi üzerinden gönderilmediği için de faturalara ilişkin bilgilerin yer aldığı e-arşiv raporunun her ay Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilmesi gerekmekte olup önümüzdeki yıl içerisinde bu raporların günlük olarak gönderilmesi zorunlu olacaktır. Ayrıca, e-fatura, kayıtlı kullanıcılara fatura düzenlenmesinde, mal ihracatına ilişkin işlemlerde (ihracatta e-fatura) ve yolcu beraberi eşya ihracında (tax free e-fatura) kullanılırken e-arşiv fatura ise e-fatura uygulaması dışında kalan tüm işlemler için düzenlenmektedir.

E-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarına firmalar 3 yöntemden biriyle dahil olmaktadır. Bu yöntemleri portal aracılığı ile kullanım, bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu ve özel entegratör olarak sıralayabiliriz. En yaygın kullanılan yöntemi özel entegratör yöntemi olup Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet sitesinde yer alan entegratör firmalar ile çalışma zorunluluğu bulunmaktadır. Entegrasyon yönteminde, e-fatura uygulamasından farklı olarak e-arşiv fatura için belirli sertifikaların alım zorunluluğu getirilmiştir. Bunun sebebi ise entegrasyon yöntemindeki bildirimlerin takibinin yapılabilmesi ve Gelir İdaresi’nin sistemi ile kesintisiz bağlı kalınabilmesidir.

Elektronik Fatura Sistemleri Bizlere Neler Getiriyor?

Firmaların matbu fatura kullanım maliyetlerine baktığımızda, üretim ve iletim maliyetinin her bir fatura için yaklaşık 3 TL olduğunu söyleyebiliriz. Aylık 15 bin adet fatura düzenleyen bir şirketin, hiç kağıt fatura kullanmayarak tasarruf edeceği tutar baskı, gönderim ve iş gücü gibi maliyetleri göz önüne aldığımızda 45 bin TL’yi bulacaktır. En önemlisi; kurulabilecek otomasyon sistemleri iş süreçlerini kolaylaştırmakta olup otomasyon kurulmuş bir işletmede personel iş gücünden de tasarruf sağlanabilecektir. Ayrıca, şablonlara göre düzenlenen faturalar, bilgisayar yazılımları ile kontrol edilebilmekte, yasal uyumlulukları manuel ve insan girdisine dayalı sistemlere göre daha yüksek seviyelerde olabilmektedir.

E-Fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarına kayıtlı olmayan mükellefler için de 24.10.2018 tarihinde yayınlanan taslak tebliğde bir düzenleme getirildiğini de hatırlatmak isteriz. Aynı gün içerisinde aynı kişi veya kurumlara düzenlenen faturaların vergiler dahil toplam tutarının 50 bin TL’yi aşması halinde söz konusu faturaların 1/7/2019 tarihinden itibaren e-Arşiv Fatura olarak düzenleme zorunluluğu getirilecektir. Bu sayede e-fatura kullanıcısı olunmasa dahi Gelir İdaresi önümüzdeki yıl 50 bin TL üzerindeki her işlemi kontrol edebilecektir.

Tüm faturaların elektronik olarak düzenlenmesi ve arşivlenmesi uygulamasının gelecekte daha da yaygın hale gelmesi ile elektronik incelemeler daha kolaylaşacak ve kapsamı genişleyecektir. Bu şekilde elektronik uygulamaların hayata geçmesiyle kayıt dışı işlemlerle mücadele güçlenerek devam edecektir. Nitekim Avrupa örnekleri ile karşılaştırıldığında Türkiye’de kurulu olan e-fatura sisteminin çok başarılı olduğu ve bu konuda dünyada vergi çevrelerinde örnek gösterildiğini belirtmek gerekir.