Türkiye’de operasyonel kiralama hizmetleri çok yeni olmakla birlikte son yıllarda otomotiv sektörününün gelişmesine ciddi anlamda katkılar sağlamaktadır. Hızlı büyüyen tüm sektörlerde olduğu gibi, bu sektör için de arka plandaki destek birimlerinin fonksiyonlarını kuruluş aşamasında sağlıklı kurmak hayati önem taşıyor. Finans biriminin yapılanması, sağlıklı büyümenin temel odak noktası olacağına göre gelin hep birlikte bu birimin yapılanmasında dikkat edilmesi gereken hususları gözden geçirelim:

İş süreçlerinizi finans süreçleri ile uyumlu hale getirin

Operasyonel kiralama şirketlerinin ana iş süreçleri araç satınalma (araç parkının gözden geçirilmesi, sipariş yönetimi ve satınalma), finansman, tekliflendirme (müşteri ve araç portföy yönetimi, fiyatlandırma, teminatlandırma, sözleşme yönetimi), kiralama ve teslimat (yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, faturalandırma, sigorta poliçe yönetimi) ile satış sonrası hizmetler (çağrı merkezi yönetimi, araç takip, bakım onarım, araç iadeleri vb) ve ikinci el satış olarak sıralandırılabilir. Yukarıdaki iş süreçlerinin tamamının finans biriminde bir izi mevcuttur ya da finans biriminin günlük faaliyetlerindeki bilgi ihtiyacının ana kaynağıdır. Bu nedenle, bu süreçleri finans birimi süreçleri ile ne kadar uyumlu hale getirirseniz finans biriminden beklediğiniz raporlamalardaki verim o derecede artacaktır.

Tüm ERP altyapınızı tek bir çatı altında toplamaya çalışın

Satış ve pazarlama, faturalama, filo planlama, müşteri yönetimi, araç satınalma, bakım onarım, hasar ve sigorta poliçesi yönetimi ve muhasebe gibi operasyonlar için farklı ERP uygulamaları kullanmak entegrasyon ihtiyacını artırır ve bu ihtiyaç arttıkça manuel işlemlere bağımlılık da artacaktır. Operasyonları mümkün olduğunca genel kabul görmüş tek bir platform üzerinden yönetmek tüm iş süreçleri ve raporlamalarda verimlilik sağlayacak, ayrıca ERP desteği anlamında dış kaynaklara bağımlılığı minimuma indirecektir. Sonuçta hedeflenen, verinin tek bir kaynaktan doğru ve zamanında beslenmesidir.

Dönem kapanışlarını hızlandırarak daha hızlı karar almayı sağlayın

Hesap dönemlerini daha hızlı kapatmanız üst yönetimlere karar almada esneklik sağlar ve zaman kazandırır. Ancak unutmayın ki tüm operasyonel süreçlerle finans süreçlerini uyumlu hale getirmeden bu amaca ulaşmak çok kolay olmayacaktır. Bu nedenle öncelikle kapanışta yaşanan darboğazları çözmeye odaklanın. Sonrasında süreç işleyişleri ile uyumlu kapanış takvimini belirleyerek tüm organizasyonla paylaşın ve bu konudaki farkındalığı artırmaya yönelin.

Güçlü bir raporlama altyapısı kurgulayın

Hesap planını, kar merkezlerini ve masraf merkezlerini revize etmekle işe başlayın. Raporlarda görmek istediğiniz tüm boyutları listeleyin ve bu ihtiyacı karşılayacak veri kaynaklarını belirleyin. Finans birimi dışında diğer birimlerin kendi hazırladıkları raporları gözden geçirin, bu sayede diğer birimlerin ihtiyaçlarını daha iyi anlayabilirsiniz. Üst yönetimin ihtiyaç duyduğu raporları anlamaya çalışın ve sonrasında bu raporlardaki kalemlerin içeriklerini ve hesaplama detaylarını tanımlayıp yazılı hale getirin. Tabii ki son olarak tüm bu raporlamaları bir platforma aktararak mümkün olan en az manuel müdahale ile hazırlanmasını sağlayın. Geçmişi anlatan, geleceği gösteren, aksiyon almayı sağlayan, senaryo analizlerine imkanı veren, hedeflerden sapmaları açıklayan ve en önemlisi zamanlaması iyi bir raporlama altyapısı kurun.

Yönetim raporlamalarında hangi alanlara odaklanacağınızın kriterlerini belirleyin

Karlılığın farklı boyutlarda ifade edilebilmesi için mevcut yasal mevzuattaki bakış açısından farklı bakış açıları geliştirilmelidir. Sizin için filo (marka) karlılığı mı, müşteri karlılığı mı önemli? Tüm boyutlara karar verdikten sonra ihtiyacı karşılayacak kurgu üzerinde çalışmak için öncelikle metodolojinizi belirleyin ve gerekiyorsa tüm operasyonlarınızı bu bilgileri sağlayacak şekilde revize edin. Bu tip modellerin kurulması ciddi bir öngörü ve varsayım gerektireceği ayrıca operasyonların faaliyetleri ile ilgili farklı bakış açılarıyla bilgi vereceği için herkesin mutabık kaldığı şeffaf bir modeli uygulamaya çalışın.

Ayağı yere basan bütçeleme süreçleri ile şirketinizi yönetin

Operasyonel birimlerin bütçe sürecine dahil olmasını sağlayın. Fiili sonuçlar ile bütçe arasındaki farkların açıklanabilir olmasına özen gösterin. Bütçeyi, maliyet yönetim sisteminin bir parçası yapın, bu sayede giderlerin daha iyi kontrol edilmesini sağlayabilirsiniz.