E-arşiv uygulaması isminden dolayı çoğu zaman e-faturaların elektronik arşivlenmesinden ibaret bir uygulama sanılıyor. Oysa e-arşiv uygulaması e-fatura uygulamasının devamı olan farklı bir sistem.

Belge Düzeninde e-Dönüşüm

Vergi dünyasında son zamanların popüler konularından elektronik dönüşüm, 2013 yılından bu yana e-Fatura, e-Defter, Kayıt Saklama Gereksinimleri, Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlar ve bu uygulamaların kapsamının genişletilerek kullanıcı sayısının artırılması ile hayatımıza vergisel, operasyonel ve ticari açılardan çeşitli etkiler göstererek hızlı bir giriş yaptı. Bu yazımızın konusu artık tüzel veya gerçek kişi tüm müşterilerimize faturalarımızı elektronik ortamda düzenlememize olanak sağlayacak e-arşiv fatura uygulamasıdır.

Belirli ölçekteki filo ve bireysel araç kiralama şirketleri 2014’teki e-Fatura geçişi ile birlikte faturalarının önemli bir bölümünü e-Fatura sistemi üzerinden iletmeye başladı. Bu doğrultuda özellikle filo kiralamasında ayın belli günlerine yığılmış olan faturalama işlemleri büyük ölçüde azalarak basım ve postalama işlemlerinin daha az zaman almasını ve bu sayede firmaların az hata ve yüksek verimlilikle çalışmalarını sağlamış oldu.

Ancak e-fatura uygulaması sadece uygulamaya kayıtlı mükellefler arasında kullanılabiliyor. Dolayısıyla araç kiralama sektöründe hala çok sayıda fatura (gerçek kişilere ve e-fatura uygulamasına geçmeyen mükelleflere düzenlenen faturalar) geleneksel şekilde kâğıt ortamda düzenlenmekte.

Bu yazımızda e-arşiv fatura uygulamasına geçerek araç kiralama sektöründe matbu kâğıt faturayı tamamen nasıl bırakabileceğinize ilişkin bilgiler sunacağız.

e-Arşiv (Fatura) uygulaması nedir & e-Fatura uygulamasından farkları nelerdir?

E-arşiv uygulaması isminden dolayı çoğu zaman e-faturaların elektronik arşivlenmesinden ibaret bir uygulama sanılıyor. Oysa e-arşiv uygulaması e-fatura uygulamasının devamı olan farklı bir sistem.

Gelir İdaresi Başkanlığı e-Fatura Uygulaması ile belli ölçüde ve belli sektörler ile ilişkili vergi mükelleflerinin içinde bulunduğu bir sistem yaratarak sadece bu sistem içerisinde yer alan mükelleflerin kendi aralarındaki işlemlerde kullanılan e-Fatura ile elektronik hayata geçişini sağladı. Bu esnada e-Fatura sistemi dışında kalan taraflar ise kendi aralarında ve e-Fatura sistemi içinde yer alanlar ile kâğıt fatura kullanmaya devam ettiler.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hayata geçirilen e-Arşiv fatura uygulaması, 2016 yılına yönelik zorunluluk kapsamı açısından internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan firmaları ele alsa da bu uygulamaya sağladığı avantajlardan dolayı gönüllü olarak katılmış olan ve katılmaya yönelik karar alan çok sayıda firma bulunuyor. Bu arada e-Arşiv sistemine geçiş yapabilmek için, mükelleflerin öncelikle e-Fatura sistemine de geçiş yapmaları gerektiğini hatırlatmamız gerekir.

e-Arşiv fatura uygulaması, bu geçişi tamamlayan vergi mükelleflerinin; e-Fatura sistemi dışında kalan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayanlara (son kullanıcı) yönelik fatura oluşturma, gönderme ve saklama süreçlerini köklü bir şekilde değiştiriyor. e-Arşiv Fatura uygulaması ile birlikte bu uygulamaya geçen firmalar e-Fatura kullandığı işlemlerin dışında da elektronik olarak oluşturduğu faturaları kullanacaklar ve bu elektronik faturaları müşterilerine web üzerinden veya çıktı olarak iletebilecekler. Burada en önemli nokta e-Arşiv uygulamasına geçen bir firmada artık matbaada bastırılmış kâğıt (matbu) fatura kullanımı ortadan tamamen kalkacak, saklamak zorunda olduğu kağıt bir belge olmayacak ve tüm oluşturduğu faturaları elektronik ortamda muhafaza edecekler.

e-Arşiv uygulamasıyla beraber firmalar, faturaların kâğıt nüshasını saklama yükünden kurtulup arşiv maliyetlerini düşürecek, belgelerine hızla elektronik ortamda erişebilecek, faturalarını e-posta yoluyla veya başka yollarla web üzerinden iletebilecek, işlem süreleri kısalacak ve tüm bunlara paralel olarak aynı zamanda doğaya ve çevreye katkı sağlanacak.

Ayrıca bu uygulamanın kullanımı kapsamında şubelerden kesilen faturaların canlı ve kısa periyodlarla kontrolleri, uzaktan fatura kesimi, anında müşterilere iletimi gibi birçok avantaj da gündeme gelmektedir.

Bu arada e-Arşiv Fatura ve e-Fatura uygulamalarını birbirinden ayıran en önemli faktörleri belirtmek gerekirse; e-Fatura uygulamasında satıcı ve müşteri arasında faturaların akışı Gelir İdaresi’nin sunucuları üzerinden sağlanırken, e-Arşiv uygulamasında fatura akışı satıcı ve müşteri arasında direkt sağlanmaktadır, ancak idare bu noktada kendi üzerinden geçmeyen ve kâğıt formattan çıkan bu faturaların kontrolünü sağlamak için bir rapor mekanizması oluşturmuş ve her ay kesilen e-Arşiv faturalarına ait kapsamlı bilgileri içeren bir raporun Gelir İdaresi’ne iletilmesini şart koşmuştur.

Zorunlu musunuz?

Uygulamanın yararlarından kısaca bahsettik. Ancak uygulamaya yılbaşında zorunlu geçiş yapması gereken firmalar var.

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapıp 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 Milyon TL olan mükellefler en geç 1 Ocak 2016 tarihinde e-arşiv uygulamasına geçmek zorundalar. Burada bahsi geçen 5 Milyon TL internet satışları cirosu olmayıp genel olarak firma brüt satış hasılatınız ile ilgilidir.

Araç kiralama sektöründe internetten araç kiralaması yaygın bir uygulama. Ancak burada e-arşiv fatura uygulamasına geçiş açısından zorunluluk kapsamında olup olmadığınızı belirlemek için “internet satışı” kavramının ne olduğunu incelemeniz gerekiyor.

İlgili tebliğe göre internet satışı “mal ve hizmetlerin sipariş ve satın alma süreçlerinin tamamının internet üzerinden gerçekleştiği satış biçimi” olarak tanımlanmıştır. Dolayısıyla firmanızın iş modelinde internetten sadece sipariş/rezervasyon alınması veya bunlarla beraber elektronik ortamda hizmet/ kiralama sözleşmesinin oluşması ve ödemenin alınması süreçleri gerçekleşiyorsa bu durumda e-arşiv uygulamasına geçme zorunluluğunuz gündeme gelebilecektir. Bu hususu mali müşavirlerinizle beraber değerlendirmeniz sağlıklı olacaktır.

Araç kiralama sektörü özelinde neler yapabilirsiniz?

Müşteriniz aracı teslim ettikten sonra akıllı telefonuna resmi faturasını e-posta ile iletmeniz artık mümkün.

e-Arşiv Fatura uygulaması, araç ve filo kiralama firmaları için kağıt fatura kesme, yollama ve saklama süreçlerini iyileştirerek aynı zamanda olası hataların riskini, alınacak önlemler ile azaltabilecek nitelikli teknolojik bir fırsat olarak görülebilir.

Bu uygulama sayesinde araç kiralama veya düzenli aralıklarla oluşturulan filo kiralama faturalarını e-arşiv fatura olarak e-mail yoluyla iletebilirsiniz. Tüketici aracı teslim ettikten dakikalar sonra (belki de o anda) bir sms ve email ile faturasını iletmeniz memnuniyet yaratacaktır.

Müşteri kağıt fatura talep ederse boş bir sayfaya sadece tek çıktı ile işlemi tamamlayabilirsiniz. İnternet sitenize bu faturaları yükleyerek müşterilerinizin üyelik şifreleriyle girip istedikleri zaman faturanın orijinal elektronik halini indirmelerini ve görüntülemelerini sağlayabilirsiniz. Bu şekilde kayıp veya ulaşmayan faturalara ilişkin noter vb. masraflarınızı azaltabilirsiniz.

Rakiplerinizi takip edin

Daha önce belirttiğimiz üzere internetten satışı olmayan firmalar için bu uygulamaya geçme zorunluluğu bulunmuyor. Ancak çok sayıda firma sağlayacağı avantajlardan dolayı gönüllü olarak uygulamaya geçiş yapıyor. Aralarında araç kiralama sektöründen de katılım olduğunu göreceğiniz e-arşiv uygulamasına geçen firmalar listesini www. efatura.gov.tr adresindeki e-arşiv uygulaması bölümünden takip edebilirsiniz. Yakın zamanda uygulamaya geçen firma sayısının artacağını umuyoruz.

Sonuç olarak sektör açısından baktığımızda belge düzeni ve arşivleme açısından büyük avantaj yaratacak bu uygulamaya geçilmesi firmalarımıza değer katacaktır.