Yeni düzenlemenin etkileri belirsizliğini koruyor olsa da, imza sirkülerinin yine de kullanılmasına devam edecektir. İmza sirkülerinde temsil yetkisinin sınırlandırılması iç yönergeye, ve ilgili yönetim kurulu kararına atıf yapılmak suretiyle sağlanacaktır.

11.09.2014 tarihli ve 29116 sayılı Mükerrer Resmi Gazete ile yürürlüğe girmiş olan 6552 sayılı İş Kanunu ve Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması İle Bazı Alacakların Yeniden Yapılandırılmasına Dair Kanun (“Kanun” , “Torba Yasa”) ile 6552 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda (“TTK”) da çeşitli değişiklikler yapılmıştır. Bu değişikliklerden biri ise Kanun’un 133. maddesi ile TTK’nin Anonim Ortaklık yönetim kurulunda yetki ve temsile ilişkin 371 inci maddesine eklenen 7. fıkradır. Bu ayki yazımızda, her şirketi yakından ilgilendiren ve uygulamada ciddi sorunlar çıkartan bu düzenlemeyi ele alacağız.
Torba yasa ile yapılan bu değişiklik ile yönetim kurulunun, şirketi temsile yetkili temsilcileri dışında, temsile yetkili olmayan yönetim kurulu üyelerini veya şirkete hizmet akdi ile bağlı olanları sınırlı yetkiye sahip ticari vekil veya diğer tacir yardımcıları olarak atayabileceği öngörülmüştür. Ayrıca atanacak olan bu kişilerin görev ve yetkilerinin, yönetim kurulunun esas sözleşmeye konulacak bir hükme dayanarak düzenleyeceği bir iç yönergede açıkça belirtilmesi ve bu iç yönergenin de ticaret sicilinde tescil ve ilan edilmesi gerektiği öngörülmüştür.
Bu hükme paralel olarak, TTK 629/3 hükmüyle limited şirketlerde müdürler tarafından şirkete hizmet akdi ile bağlı olanların sınırlı yetkiye sahip ticari vekil veya diğer tacir yardımcıları olarak atanması hususunda TTK 371/7 hükmünün limited şirketlere de uygulanacağı belirtilmiştir.
Önceki uygulamaya baktığımızda, şirket temsilcilerinin yetkilerinin daha çok birinci ve ikinci derece imza sahibi veya A/B grubu imza sahibi şeklinde çıkarılan imza sirkülerleri ile sınırlandırıldığını görmekteydik. Ancak bundan sonra düzenlenecek imza sirküleri ve temsil yetkisi hükümleri bu şekilde düzenlenemeyecektir. Yeni düzenleme ile bu işlemin çıkartılacak olan bir iç yönerge ile yapılması gerekmekte ve bu yönergenin ticaret sicilinde tescili ve ilanı gerekmektedir. Aksi halde getirilen sınırlamalar üçüncü kişileri bağlamayacaktır.
Buna ek olarak iç yönerge altında kararlaştırılan temsil yapısı, imza yetkileri ve sınırlamaları belirli bir kişiyi belirtmeden genel ve soyut bir şekilde tasarlanmalıdır. Bir yönetim kurulu kararı veya genel kurul kararı ile iç yönergede genel ve soyut olarak tanımlanan pozisyonlara belirli kişi/ler isimleri ile atanmalıdır.
Yeni düzenlemenin etkileri belirsizliğini koruyor olsa da, imza sirkülerinin yine de kullanılmasına devam edecektir. İmza sirkülerinde temsil yetkisinin sınırlandırılması iç yönergeye, ve ilgili yönetim kurulu kararına atıf yapılmak suretiyle sağlanacaktır.
Bir çözüm olarak da temsil yetkisinin sınırlandırılmasına ilişkin hükümlerin çıkarılacak bir vekaletname ile düzenlenmesi bu uygulamaya bir çıkış yolu olarak görülebilir. Şirketi temsil ve ilzama yetkili kişiler sınırlarını belirtmek suretiyle diledikleri kişilere vekaletname çıkartabilirler. Bu durum sirküler metinlerine benzer, geniş kapsamlı ve uzun vekaletnamelerin yaygınlaşması sonucunu doğurabilecektir.
Temsil yetkisinde ve imza sirkülerinde değişiklik yapmak isteyen şirketler bu kanun değişikliğini göz önünde bulundurmalı ve kurumsal belgelerini bu düzenleme ile uyumlu şekilde hazırlamalıdır. Aksi halde ticaret sicilleri ve noterler nezdinde problemlerle karşılaşmaları mümkündür. Bu problemlerin önlenmesi adına, şirketin temsil ve ilzamına ilişkin konularda hukukçu desteği alınmasında fayda vardır.