Bilişim alanındaki gelişmeler hayatın her alanında devrim niteliğinde yenilikler getirmeye devam ediyor. Düşünsenize, günlük koşuşturmacada artık birbirimizle önceden buluşma yeri ve saati konuşmak yerine “lokasyon” atmaya başladık. Ya da şirketleri düşünün, artık belirli bir gruba hitap edecek ürünleri için kitle reklamları yerine yaş, statü veya ilgi alanları ile filtrelemeler yapabildikleri “sosyal medya” reklamlarını tercih eder hale geldiler.

Teknoloji, günlük hayatımızdan tutun da şirketlerin yönetimine kadar girdi ve etkin bir rol üstlendi. Hatta, artık insan kontrolüne gerek kalmayacak akıllı ev yönetimi veya depo stok yönetimi gibi konular için “nesnelerin interneti” konuşulur oldu. Ya da, bugüne kadar birikmiş veri yığınları olarak nitelendirilen “büyük veri”den işletmelerin ne şekilde faydalanılabileceği gibi konular tartışılır olmaya başladı.

Tüm bu teknolojik gelişmeleri sosyal ve ticari hayatımızın yanında kamu idarelerinde de görmeye başladık. Özellikle Türkiye son yıllarda e-Devlet olma yolunda önemli adımlar atıyor. Bu dönüşümün en iyi örneklerinden biri de mali idarede yaşanıyor.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) temel görevi, Maliye Bakanlığı’nın devlet gelirleri politikasını uygulamak, vergi kayıplarını ve kayıtdışı ekonomiyi önlemek, vergiye uyumluluğu sağlamak ve vergi tahsilatını gerçekleştirmek olarak sayılabilir. Ancak bu görevleri yerine getirmek; fatura, defter, beyanname v.b. evrakların bir sürü kağıt nüsha olarak üretildiği, binlerce sayfalık yevmiye defterlerine kayıtların atıldığı, beyanname verebilmek için uzun kuyrukların oluştuğu, vergi dairelerinde kağıt ve dosya kalabalığından masaların görünmediği dönemde çok da kolay değildi. İnsan gücüne bağlı inceleme ve denetimler hem maliyetli, hem de hataya açık olabiliyor, incelemelerde harcanan zaman nedeni ile de çok daha az mükellef incelenebiliyordu.

Bugün ise, Gelir İdaresi tarafında bir çok işlem ve uygulama elektronik ortamda takip ediliyor. 1998 yılında ilk adımları atılan Vergi Dairesi Otomasyon Projesi (VEDOP) mali idarenin bugünkü elektronik dönüşümünde başlangıç olarak kabul edilebilir. Beyannamelerin elektronik ortama taşınması, vergi tahsilatlarının elektronik olarak izlenmesi, KDV iade raporlarının elektronik gönderimi, e-Fatura ve e-Defter uygulamaları, kısacası e-Vergi Dairesi ve e-Mükellef olma yolunda bugün hızla ilerleniyor.

Özellikle son gelişmeleri inceleyecek olursak, dünya örnekleri ile karşılaştırıldığında Türkiye’nin bu konuda oldukça hızlı yol aldığı söylenebilir. Çok sayıda gelişmiş ülkenin uzun yıllarda kurgulayabildiği vergide elektronik dönüşüm olgusunu Türkiye çok hızlı ve başarılı şekilde kurgulamış durumda. Gelir İdaresi Başkanlığı bu konuda proaktif bir rol oynamakta, dünya örneklerini incelemekte ve peşi sıra projelerini hayata geçirmektedir. Parça parça bakıldığında mükellefler açısından bazıları ek iş yükü gibi gözükse de bütün resime ve ulaşılacak sonuca bakıldığında hem mükellef hem de otorite için çok hızlı, verimli ve daha hesaplı bir manzara karşımıza çıkmaktadır.

e-Fatura ve e-Defter uygulamalarına gönüllü olduğu 2010-2012 yıllarında yaklaşık 500 mükellef uygulamaya geçmiş, 2012 yılında zorunluluk gelmesi ile bu rakam 2013 ve 2014 yıllarında 20.000’e ulaşmıştır. Yakın zamanda yayınlanan kapsam genişleme tebliği ile bu sayının oldukça artacağı görünüyor. Maliye bakanının geçtiğimiz aylarda yaptığı açıklamaya göre bu yıl 40.000 ve 2 yıl içerisinde de 100.000 mükellefin e-Fatura sistemine geçmesi öngörülüyor.

e-Arşiv uygulaması ise daha yeni bir uygulama olmasına rağmen, gerek e-Ticaret yapanlar için zorunlu olması, gerekse dağıtım ve perakende sektörlerinde sağlayacağı maliyet ve operasyon kolaylıkları ile hızlı bir şekilde yayılmaya devam ediyor. e-Arşiv uygulamasını, esasen mükelleflerin e-Fatura uygulaması dışında kalan mükellef ve gerçek kişilere de elektronik ortamda fatura üretmesine ve iletmesine imkan sağlayacak tamamlayıcı bir elektronik fatura uygulaması olarak düşünebiliriz. Yani kısaca, hem e-Fatura hem de e-Arşiv uygulamasına dahil olan bir mükellefin düzenlediği tüm faturalar elektronik ortama taşınmış oluyor.

Bir de Ödeme Kaydedici Cihazlardaki dönüşüm var tabi. Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlar bugün perakende satışlarda kullanılan yazar kasaların yerine geçecek olan yeni nesil cihazlardır. Bu cihazlar da eski cihazlar gibi mali hafızaya sahip olmasına rağmen en belirgin özelliği Gelir İdaresi’ne anlık veya periyodik raporlama yapabilmesi ve EFT-POS cihazları ile entegre çalışacak olmasıdır.

Peki tüm bu elektronik dönüşüm hikayesi bize neler getiriyor?

En temel anlamda, daha verimli bir mali idare getiriyor. Örnek bir şirket düşünecek olursak,

• e-Fatura üzerinden giden ve gelen tüm ticari faturalar Gelir İdaresi sistemleri üzerinden geçiyor ve elektronik olarak arşivleniyor olacak.
• e-Arşiv uygulaması ile düzenlenen e-Fatura dışındaki faturalar da Gelir İdaresi’ne raporlanıyor olacak.
• Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlar, perakendedeki satışları belgeliyor, faturalı satışları da kredi kartı tahsilatları ile eşleştiriyor olacak.
• e-Defter ile tüm bu kayıtlar yevmiye ve kebir bazında aylık olarak oluşturuluyor olacak ve yukarıdaki elektronik belgeler dışında kalan bazı ithalat ihracat faturaları, makbuz, dekont ve diğer kayıtları da kapsıyor olacak.

Tüm bu elektronik dönüşüm uygulamaları, idare tarafında daha etkin incelemeleri de beraberinde getiriyor olacak. Örneğin, e-Defter kayıtları ile KDV iade talepleri karşılaştırılabilecek, faturalar üzerindeki istisna ve diğer vergisel konuların tutarlılığı incelenebilecek, e-Defterler toplu olarak ele alınır ise mizan ile karşılaştırılabilecek, kredi kartı tahsilatları fatura veya fiş ile eşleştirilebilecek gibi bir çok konuda tutarlı ve verimli kontrollere imkan sağlayacaktır.

Mükellefler tarafından da bakacak olursak, bu uygulamaları yalnızca yasal zorunluluk nedeni ile yerine getirmek dönüşüm maliyeti olarak karşımıza çıkacaktır. Ancak, bu dönüşümden mükellefler olarak da fayda sağlamak mümkün. Bu uygulamaların en temel faydası kağıtların ortadan kalkması ve fiziksel arşivlerin yerini elektronik arşivlere bırakması olacaktır. Ek geliştirmeler ile,

• Gelen e-Faturalar ile “Satınalma Siparişleri” ve “Mal Kabul” belgeleri ERP’de eşleştirilerek defter kayıtlarına kadar otomatik akan bir kayıt süreci işletilebilir.
• Defter kayıtları elektronik belge ve raporlardan oluşturularak manuel hataların önüne geçilebilir.
• e-Defter ve diğer uygulamalardan çekilecek raporlar, beyannameler ile tutarlılık karşılaştırmaları için kullanılabilir.
• Hatta, seyyar Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlar üzerine ürün bilgileri de aktarılarak yoğun perakende satışlar ayakta, reyonda müşteriyi kasaya yönlendirmeden gerçekleştirilebilir.

Kişisel hayatımızdaki elektronik dönüşümü kendimiz için daha faydalı hale getirdiğimiz kadar mali tarafta yaşanan dönüşümü de işletmelerimiz için yalnızca görev bilinci ile değil, işletmemizin verimliliğini artıracak şekillerde yorumlayabilirsek “dönüşüm güzel olacak” diyebiliriz.